Ik vertrek… Naar Parijs!

MailStreet is inmiddels al sinds midden juni operationeel! We hebben onze eerste print- en fulfilment-producties gedraaid in Lisses, een van de voorsteden van Parijs. Dit hebben we samen met onze Franse collega’s gevierd met champagne en muziek: Santé en Chanter. Het leek op een scène die je vaak ziet in het televisieprogramma “Ik Vertrek”: een mix van mensen die de opening bijwonen van een hotel of camping, hakkelende woorden in het Frans van het echtpaar dat de camping of het hotel gaat runnen, en enige ongemakkelijkheid bij het feesten, omdat de Fransen niet gewend zijn aan de informele manier van vieren van het Nederlandse management.

In mijn blogserie neem ik jullie mee in onze reis van plan tot productie, vertel ik jullie over de obstakels, de culturele

verschillen en de uitdagingen waar we mee te maken kregen.

Het cultuurverschil is in alles voelbaar

De Fransen zijn ook niet gewend aan de Nederlandse manier van zakendoen, waarin de hiërarchie minder groot is. Wanneer ik er ben – gemiddeld een keer per zes weken – zien de Franse collega’s mij als “de grote baas” uit Nederland. Tijdens de week dat we live gingen, vroeg een van de medewerkers me zelfs toestemming om even een sigaretje te roken, nadat hij al zes uur onafgebroken had gewerkt. Hij wist niet dat hij al eerder pauze mocht nemen, omdat niemand hem dat had verteld. In Frankrijk volgen ze gedurende de hele dag gewoon de bevelen van hun baas op. Ons gebruikelijke “Nederlandse” eigen initiatief is men niet gewend. Het bescheiden feestje was een goede manier om onze Franse werknemers vertrouwd te maken met onze platte organisatiecultuur, waarin zelfs het hogere management in alles onderdeel is van het team.

In negen maanden van plan naar productie

Achteraf gezien hebben we in een record tempo een bedrijf uit de grond gestampt in Frankrijk. Vorig jaar herfst namen we de definitieve beslissing om een locatie te openen in de buurt van Parijs. Dit was nodig vanwege de enorme hoeveelheden werk die onze klant bij ons wilde neerleggen. Produceren vanuit Nederland zou niet veel langer een duurzame en winstgevende optie zijn.

Binnen drie maanden hadden we een sitemanager gevonden die ook al ervaring had bij het opzetten van productie- en logistieke processen. En binnen de volgende 6 maanden hadden we zowel de sleutels van het nieuwe pand, vier nieuwe ingewerkte collega’s én waren de printers en couverteermachines operationeel.

Want niemand kan je vertellen of je eerst een BV moet oprichten of toch eerst een franse bankrekening moet openen. Maar je kunt geen BV starten zonder bankrekening… en om een bankrekening te openen moet je eerst een BV hebben. Hoe dan??

Franse bureaucratie

Nu ik het zo teruglees, lijkt het haast alsof alles vlekkeloos is verlopen, maar helaas is het tegenovergestelde waar. We hebben door aardig wat hoepels moeten springen en de eindeloze papierwinkel was behoorlijk wennen. Soms leek het alsof we in een aflevering van “Ik Vertrek” beland waren. Het vinden van een pand was ook een avontuur op zichzelf, waarbij we talloze verklaringen moesten indienen en handtekeningen moesten verzamelen. En op het moment dat ik dacht dat we alles geregeld hadden, dook er weer een níéuwe uitdaging op.

Gelukkig kregen we bij deze uitdagingen veel hulp van onze klant in Frankrijk. Zodat alles uiteindelijk op rolletjes liep. Één telefoontje naar de COO en hij zette zijn contacten bij Manpower Parijs op onze ‘case’. Zo hadden we binnen No-Time een ervaren sitemanager en vier enthousiaste productiemedewerkers. Natuurlijk waren we hier nog niet door de uitdagingen heen. Want je werft medewerkers in Frankrijk en krijgt dus te maken met de Franse arbeidsmarkt en haar valkuilen… zoals het stakingsrecht.

Avontuur

Heb ik het trouwens al gehad over de uitdagingen van het vinden van een pand? Nee. Nou ja, misschien moet ik daar ook maar niet al te diep op ingaan, want dan ben ik zo tien bladzijden verder.

Wat een avontuur was dat. Hoeveel verklaringen we daarvoor wel niet moesten indienen, hoeveel handtekeningen er zijn gezet, ik ben de tel volledig kwijt. Een Frans huurcontract van 188 pagina’s, gelukkig is er tegenwoordig Google translate.. En dan het vullen van het pand met machines die zijn geleverd door onze Nederlandse leveranciers, maar die onderhouden moeten worden door de Franse serviceorganisatie van die leverancier. Oeps, dat stond niet goed in het contract. Kan dat maar zo? En waarom zijn de servicecontracten in Frankrijk een stuk duurder dan in Nederland?

Gelukkig heeft onze sitemanager hands-on ervaring met het opzetten van nieuwe productieprocessen. ‘Don’t you worry about that’ is inmiddels een gevleugelde uitspraak geworden.

Ramp-up periode

Op dit moment zitten we in de laatste fase van onze ramp-up periode, waarin we wekelijks opschalen in volume en continu analyseren wat er goed en fout gaat. Wekelijks ondersteund ook een collega uit Deventer de productie medewerkers in Frankrijk. En we blijven constant evalueren.

Welke processen liepen direct gesmeerd? Waar kan de uitvoering beter? En wat moeten we totaal anders organiseren omdat blijkt dat iets wat in Nederland perfect werkt, in Frankrijk niet functioneert?

In deze fase van voortdurende verbeteringen wil ik ons Nederlandse team graag nog eens extra bedanken. Jullie hebben fantastisch werk verricht en bijgedragen aan het creëren van een succesvolle brug tussen Nederland en Frankrijk!

Ik zal jullie op de hoogte houden!