Wat is Lean?

Lean is een strategie waarbij je je als bedrijf richt op het optimaliseren van waarde voor de opdrachtgever. Dat doe je door in al je processen verspillingen te voorkomen en continu verbeteringen door te voeren. Natuurlijk is daarvoor kennis nodig van het management en/of van Lean experts, maar Lean richt zich vooral op de collega’s op de werkvloer. Zij werken immers dagelijks in de processen en zij zijn dus degenen die de verbetermogelijkheden zien en die verspillingen kunnen voorkomen.

Lean bij MailStreet

MailStreet heeft Lean omarmd als manier om niet alleen de maximale waarde te creëren voor onze klanten, maar om ook de betrokkenheid van onze medewerkers te vergroten. We vragen hen om continu mee te denken over hoe we onze processen sneller, beter en efficiënter kunnen inrichten. We leggen verantwoordelijkheden laag in de organisatie neer. En we zijn ervan overtuigd dat flow in onze processen ook leidt tot meer werkplezier. En werkplezier is belangrijk voor het realiseren van een goed resultaat. Kortom, wij zien Lean als een manier om meer te kunnen betekenen voor onze klanten én onze medewerkers.

Hoe geven we Lean bij MailStreet vorm?

MailStreet streeft ernaar om wendbaar en flexibel te zijn. We nemen liever vele kleine stappen in plaats van een aantal grote. Om iedereen te enthousiasmeren en Lean laagdrempelig te houden, gebruiken we een verbeterbord. Hierop kan iedereen zijn verbetervoorstel en voorgestelde oplossing schrijven. Elke week worden de voorstellen doorgenomen. Het Lean-team, dat bestaat uit een afvaardiging van de werkvloer, management en directie, bepaalt vervolgens welke acties er nodig zijn. Hierdoor zijn de lijnen kort en worden besluiten snel genomen. Ook als een besluit betekent dat er investeringen mee gemoeid zijn.

Kortom, wij zien Lean als een manier om meer te kunnen betekenen voor onze klanten én onze medewerkers.

Verbeterbord

Naast verbetervoorstellen gebruiken we het verbeterbord ook om incidenten te rapporteren. Een incident betekent dat er iets is fout is gegaan. Vaak komt uit een incident ook een klacht voort, maar dat hoeft natuurlijk niet altijd zo te zijn. Wij straffen incidenten en klachten niet af, maar we zien fouten als een mogelijkheid om ervan te leren en te verbeteren. Daarom gaan we er ook op die manier mee om. We maken fouten bespreekbaar, zodat niet alleen degene of de afdeling die de fout heeft gemaakt, maar onze hele organisatie ervan kan leren. Natuurlijk stellen we ook een plan op om herhaling van de fout te voorkomen. De indiener van het incident krijgt uiteraard een terugkoppeling van de resultaten.

5S-methode om fouten te voorkomen

Om fouten te voorkomen, vinden we orde en netheid belangrijk. Immers, met orde en netheid creëer je overzicht en zie je het ook eerder als een proces niet goed loopt. Om dit te realiseren hanteren we de zogenaamde 5S-methode. De vijf S-en staan voor Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Stimuleren.

1S We verwijderen spullen en materialen die we niet gebruiken.
2S We geven overgebleven spullen en materialen een vaste plek zodat je niet hoeft te zoeken. We maken daarbij onderscheid in frequent (dicht bij de werkplek) en minder frequent gebruik (verder van de werkplek). Dit voorkomt onnodige beweging en transport.
3S We houden onze werkplek schoon en laten deze netjes achter. Dit zorgt voor overzicht en een prettige, plezierige werkomgeving.
4S We zorgen ervoor dat de bovengenoemde 3S-en onze standaard zijn doordat we hierover afspraken maken en vastleggen.
5S Door deze werkwijze continu te stimuleren, zorgen we voor opvolging en verbetering.